Saisie et validation
de données comptables
Numérisation de vos
documents et archives
Création de
fichier d’adresse
Secrétariat
à distance
Transcription de
texte et document
Gestion
CRM
Création et envoie
de vos mails commerciaux
Traduction
Saisie et validation de données comptables
Nous saisissons vos factures, notes de frais et autres documents comptables dans le logiciel comptable de votre choix, par exemple Bexio, Crésus ou WinBiz.
Nous effectuons à votre service :
- Saisie des écritures comptables
- Factures créanciers et débiteurs
- Préparation des paiements créanciers
Nous vous proposons notre service de ou nous vous proposons une solution simple et rapide pour numériser vos documents comptables au fur et à mesure que vous les recevez.
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En deux clicks avec votre téléphone portable, vous prenez le document ou reçu en photo avec une application de numérisation (Microsoft Lens – application gratuite disponible sur iOS et Android) et le téléchargez automatiquement dans votre dossier cloud dédié. Nous vous indiquons comment configurer votre portable afin que cela ne vous prenne que quelques secondes.
La saisie est effectuée par des collaborateurs qui ont une formation dans la comptabilité et qui sont formés à la TVA Suisse.
Numérisation de vos documents et archives
Outsourcer numérise tous vos documents et archives. Vous gagnez de la place et vous accédez rapidement à l’information à toute heure et en tout lieu.
Tous les documents sont enregistrés avec une technologie de reconnaissance des caractères qui rend la recherche de document très simple et rapide.
Quelques exemples des types de document que nous numérisons pour vous:
- Courrier
- Carte de visite
- Documents comptables
- Archives papier
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Nous nous adaptons à votre méthodologie de classement des fichiers et les documents numérisés sont accessibles via une interface web ou une application mobile iOS / Android.
Vous pouvez en tout temps transférer les fichiers vers le lieu de stockage numérique de votre choix.
Création de fichier d’adresse
Nous collectons sur la base de données disponibles en libre accès,
des données telles que :
- Raison sociale, adresse et numéro de téléphone de l’entreprise
- Adresse email de l’entreprise et lien du site internet
- Nom du ou des dirigeants (si l’entreprise est enregistrée au registre du commerce)
- Adresse email du ou des dirigeants (travail de recherche)
Nous préparons un fichier Excel qui peut être exporté vers votre outil CRM ou utilisé à des fins de publipostage.
Vous êtes propriétaire des données collectées et pouvez les utiliser autant que vous le souhaitez.
Secrétariat à distance
Laissez Outsourcer gérer votre permanence téléphonique et votre agenda
Outsourcer gère la prise de vos appels ou prends le relais lorsque vous êtes trop occupé ou en vacances. Notre solution d’agenda partagé et de messagerie vous simplifie la vie.
Agenda partagé
Notre agenda partagé offre de riches fonctionnalités et s’adapte à tous vos besoins. Nous agissons selon vos instructions.
Téléphonie IP
Nous gérons vos appels et vous les transférons au besoin, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de votre entreprise.
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Messagerie multicanale
Nous transférons les messages sur le canal de votre choix, SMS ou Email. Vous êtes certain que toutes les informations vous seront transmises.
Application mobile
Une application mobile iOS ou Android vous permet à votre agenda et à la messagerie de façon très ergonomique.
Des services à la carte
Nous sommes là pour vous aider à vous rendre disponible auprès de vos clients et prospects et à vous simplifier la vie. Nous nous adaptons à vos besoins au-delà de la gestion des appels et de votre agenda. Nous sommes là pour vous aider.
Gestion du courrier papier
Vous numérisez votre courrier avec votre mobile en deux clicks et nous nous occupons du reste.
- Classement du courrier selon vos critères
- Vérification qu’un suivi est mis en place
(demande d’offre, réponse à des offres, service après-vente)
Gestion de vos emails
Ne vous laissez pas submerger par l’afflux d’emails et laissez outsourcer faire un premier tri.
- Classement des emails par ordre de priorité (demande d’offre, réponse à des offres, service après-vente, factures, rappels, publicité)
- Validation qu’aucun email important n’est resté dans le courrier indésirable
- Identification du courrier potentiellement dangereux (spam, phishing) et classement dans un dossier où vous redoublerez d’attention avant de le consulter
- Réponses à la réception d’email (par ex. : « Nous accusons bonne réception de votre message et nous vous ferons un retour très rapidement », ce qui permet de ne laisser aucun email non-répondu et vous laisse le temps de préparer une réponse au message)
- Chaque réponse type est élaborée selon vos critères
Assistanat à distance
Nous vous aidons au quotidien pour toutes les tâches administratives.
- Préparation des notes de frais pour la comptabilité
- Réalisation de documents Word et PowerPoint selon vos notes et mots-clés
- Mise en page de vos documents
- Réalisation de listes et rapports Excel selon vos demandes
- Transcription de vos enregistrements audio en documents Word ou au format de votre choix
- Traductions de vos documents du français à l’anglais et vice-versa selon vos besoins (allemand sur demande)
Transcription de texte et document
Vous nous transmettez un texte manuscrit ou un fichier audio et nous le transcrivons sur un fichier Word. Ce travail est effectué par nos collaborateurs et non par une machine.
Texte manuscrit
Vous souhaitez convertir un texte manuscrit en Word ? Outsourcer vous offre un service complet, comprenant :
- la relecture / correction
- la reformulation si nécessaire
- le surlignage des éventuelles répétitions, non-sens ou parties illisibles
- la mise en page
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En deux clicks avec votre téléphone portable, vous prenez votre texte manuscrit en photo avec une application de numérisation (Microsoft Lens – application gratuite disponible sur iOS et Android) et le téléchargez automatiquement dans votre dossier cloud dédié. Nous vous indiquons comment configurer votre portable afin que cela ne vous prenne que quelques secondes. Nous nous occupons de la transcription.
Texte audio / vidéo
Nous vous transmettons un lien sur votre dossier cloud dédié où vous pouvez sauvegarder le message que vous avez enregistré et nous le transcrivons en fichier texte.
Spécialisation métier
Vous êtes une entreprise spécialisée dans domaine administratif, juridique ou technique ? Nous nous assurons que la transcription soit effectuée par un collaborateur qui a de l’expérience dans votre secteur d’activité.
Gestion CRM
Votre base de données client est un des composants le plus précieux de votre entreprise, il est indispensable de l’enrichir et de la maintenir à jour.
Une base de données client bien structurée vous permet de préparer un publipostage ou un envoi de newsletter par email en quelques clics.
Nous nous adaptons à la plateforme CRM de votre choix ou pouvons vous proposer un outil simple et économique, selon vos besoins. Nous pouvons analyser votre courrier papier et email afin de garantir que chaque nouveau client ou prospect est enregistré dans votre base de données.
En plus des coordonnées habituelles, nous établissons avec vous une liste des critères indispensables tels que par exemple secteur d’activité, statut de la relation avec votre entreprise, dernière interaction, noms des interlocuteurs).
Création et envoie de vos mails commerciaux
Vos emails commerciaux sont un élément clef pour atteindre votre cible.
Ils sont en effet devenus indispensable pour acquérir de nouveaux clients alors que le démarchage téléphonique ne fonctionne plus.
Outsourcer vous permet de booster l’efficacité de votre prospection.
Laisser nous gérer vos modèles d’emails selon vos besoins.
- Création d’email percutant
- Une phrase d’accroche efficace pour capter l’attention de la personne
- Une signature qui va permettre à votre prospect de savoir qui vous
êtes et qu’est ce que vous représentez - Rassurer votre interlocuteur quand à votre sérieux et votre professionnalisme
- Rédaction d’emails de relance direct et court
Il existe de nombreux autres points à prendre en considération lors
de la mise en place de votre campagne de prospection.
Contactez-nous pour plus d’informations sur les différents
services que nous avons à vous offrir.
Traduction
Assurer la communication avec vos prospects et partenaires, dans leur langue qu’il s’agisse de l’allemand ou de l’anglais par exemple est un atout majeur pour votre entreprise. Il est très simple de se faire aider par un service de traduction afin que vous puissiez travailler sereinement et en toute confiance.
Outsourcer.ch vous propose un services de traductions professionnel de qualité pour tout type de contenu. Nous réalisons des traductions multilingues quel que soit votre secteur d’activités.
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Transcription de l’audio pour vos conférences, discours, réunions, etc…
Traduction :
- de tous vos documents de vente, plaquettes, brochures etc..
- de votre site internet
- du contenu de vos postes sur les réseaux sociaux
- des réponses types à vos mails et commentaires de clients
sur vos réseaux
Relecture et correction de vos textes
Du simple fichier Word aux emails et contenus de toutes sortes, nous assurons la prise en charge de vos documents ; nos traductions sont exécutées par un collaborateur dont la langue traduite est sa langue maternelle.
Améliorez la qualité des échanges avec vos prospects et partenaires en
communiquant dans leur langue de choix !
Comment ça marche ?
 Rencontre avec le représentant de notre bureau Suisse |
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 Etablissement d’une liste détaillée des tâches à accomplir |
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 Démarrage de laprestation outsourcing |